Termine aus Gruppenkalender verschwinden, sobald Teilnehmer zusagt

Outlook und seine Macken, wenn man es nicht so verwendet wie es Microsoft vorgesehen hat

Heute erreichte uns eine ganz spannende Frage von einem unserer Kunden, der Outlook for Mac in seiner Kanzlei nutzt. Auf allen Macs sind mindestens drei Office 365 E-Mail Konten eingerichtet:

  1. das eigene, persönliche E-Mail Konto (auf das logischerweise auch die eigene Office 365 Software-Lizenz gebündelt ist)
  2. kontakte@ Mailbox, in der mehrere Tausend Kontakte verwaltet werden (was bekannter Weise so nicht von Microsoft unterstützt wird, aber unserer Erfahrung nach viele Kunden mangels passender verfügbarer CRM Lösung nun einmal aus der Not heraus so verwenden)
  3. muenchen@ E-Mail Konto, das als Gruppenkonto für den Münchener Standort verwendet wird und auf einer zweistelligen Anzahl Macs eingerichtet ist (auch hier ganz klar, das müsste als freigegebenes Konto hinzugefügt werden, was aber auf dem Mac mit gewissen Einschränkungen verbunden ist, auf mobilen Geräten nicht sauber funktionert, Manipulationen per Powershell erforderlich macht um Microsofts dämlich sinnlose „Zwangskommentierung“ im Sinne von „im Auftrag von muenchen gesendet durch“ zu umgehen. Hier könnte Microsoft wirklich mal nachbessern und das Ganze mal praxistauglicher machen. Aber das ist ein anderes Thema)

Soviel dazu, wie das beim Kunden eingerichtet ist. Folgendes passiert nun. Ich weiß nicht, ob das von Microsoft so gewollt ist, weil das Setup nun einmal nicht den Vorgaben entspricht. Aber ich glaube schon, dass das im freien Feld eine recht häufig vorzufindende Konstellation sein könnte, deshalb erläutere ich das hier näher.

Outlook Gruppenkalender Einladung Organisator Termin verschwindet bei akzeptiertem Termin aus Kalender

Outlook Gruppenkalender Einladung Organisator Termin verschwindet bei akzeptiertem Termin aus Kalender

Benutzer A erstellt nun im Gruppenkalender muenchen einen Termin. Der Termin steht logischerweise im Gruppenkalender. Nun wird ein weiterer Mitarbeiter B zum Termin eingeladen, es stehen jetzt beide Teilnehmer im Kalender: muenchen als gebucht und Teilnehmer B unter Vorbehalt.

Irgendwann akzeptiert Teilnehmer B den Termin. Jetzt passiert etwas ganz Eigenartiges. Der Termin steht als gebucht im Kalender von Teilnehmer B und verschwindet vollständig aus dem Gruppenkalender.

Das ist an sich schon nachvollziehbar und wenn ich aus meinem eigenen Kalender eine Terminanfrage an Teilnehmer B schicken würde, die nur für Teilnehmer B ist, dann ist das eigentlich auch so in Ordnung. In kleinen Firmen gibt es diesen Fall aber praktisch nicht, weil nicht mit Terminanfragen (Termineinladungen) gearbeitet wird sondern der Termin direkt in den freigegebenen Kalender eingetragen wird.

In einem Gruppenkalender, der als Urlaubs- oder Fristenkalender für die ganze Kanzlei missbraucht wird ist das natürlich kontraproduktiv. Denn im Gruppenkalender soll es ja trotzdem stehen bleiben.

Ganz einfache Abhilfe schafft, wenn man einfach den Gruppenbenutzer (hier: muenchen@) zusätzlich zum Termin einlädt. Dadurch wird die Gruppe sowohl zum Organisator des Termins als auch zum Teilnehmer. Akzeptiert ein anderer Teilnehmer den Termin, verschwindet dieser zwar ebenfalls aus der Sichtweise als Organisator aus dem Gruppenkalender, nicht aber aus der Sichtweise als Teilnehmer. Und so bleibt er schlussendlich weiterhin als Termin im Kalender stehen.

patrick.ruppelt

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